U gotovo svim oglasima za pozicije project ili product managera, kao dvije najvažnije vještine navode se dobra organizacija i upravljanje ciljevima. Većina nas vjerojatno preskače taj dio bez previše razmišljanja jer smatramo kako već imamo dobre organizacijske vještine i znamo upravljati ciljevima. Ipak, nakon što sam malo dublje ušla u vlastitu ulogu product managera, shvatila sam kako su organizacija i postavljanje ciljeva puno kompleksniji nego što sam inicijalno mislila, pogotovo zato što je moja odgovornost postaviti ciljeve i organizirati posao ne samo za sebe, već za čitav tim koji vodim.
Oduvijek sam bila velika obožavateljica praćenja ciljeva, vođenja bilješki tijekom sastanaka i popisivanja svih stvari koje je potrebno napraviti, kao i korištenja alata za organizaciju i praćenje projekata, zajedno s digitalnim kalendarima. Zbog toga nikad nisam imala problema s organizacijom vlastitih zadataka, no organizacija posla i postavljanje ciljeva za cijeli tim potpuno je druga priča. Uloga project ili product managera jest osigurati da svaki član tima ima dovoljno zadataka (niti previše, niti premalo), da su upoznati s ciljevima koje kao tim moraju postići i da shvaćaju na koji način njihovi zadaci doprinose postavljenim ciljevima. Također, uloga project ili product managera jest pratiti napredak tima, na vrijeme eskalirati problematične situacije, voditi računa o komunikaciji s drugim dionicima i kontinuirano planirati sljedeće korake.
Bez uspješne organizacije i dobro postavljenih ciljeva, projekt će sigurno u nekom trenutku postati neuspješan. Dobrom organizacijom, iako ne garantiramo uspješnost projekta, stvaramo kvalitetnu podlogu za potencijalno uspješan projekt – stoga, dobru organizaciju zadataka i postavljanje ciljeva možemo shvatiti kao ključ uspješnosti projekta.
Postavljanje ciljeva
Kako bi uopće znali koji su nam zadaci i što trebamo napraviti, trebamo postaviti ciljeve. U postavljanju ciljeva, služim se kombinacijom SMART kriterija i OKR frameworka. S obzirom na to da radim u dinamičnom okruženju gdje se prioriteti brzo mijenjaju, višemjesečni ciljevi brzo gube relevantnost i zbog toga ciljeve postavljam na mjesečnoj razini. Pri postavljanju ciljeva, uvijek je bitno odrediti period koji odgovara dinamici rada i tijekom kojeg će ciljevi ipak u većini slučajeva ostati relevantni – što ne znači da nam se neće desiti da od nekih ciljeva jednostavno moramo odustati.
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based) kriteriji pomažu nam u evaluaciji ciljeva. Svaki cilj koji postavljamo mora biti dovoljno specifičan, njegovo ostvarenje mora biti mjerljivo i moguće, mora biti relevantan za situaciju u kojoj se nalazimo i mora imati vremensko ograničenje za ispunjavanje.
OKR framework, kojeg je osmislio Intel, a zatim počeo koristiti Google, zajedno s još mnogo velikih tehnoloških divova, postavljanje ciljeva dijeli na sljedeće komponente:
- Ciljeve (eng. objectives) – kvalitativni opis onoga što želimo postići
- Ključne rezultate (eng. key results) – metrike koje, kada su sve ispunjene, direktno ostvaruju cilj
Svaki cilj treba sadržavati između dva i pet ključna rezultata, primjerice:
CIlj: Unaprijediti korisničku podršku
Ključni rezultat 1: Smanjiti prosječno vrijeme odgovora korisničke podrške sa 60 na 30 minuta
Ključni rezultat 2: Povećati broj riješenih upita po zaposleniku za 20%
Ključni rezultat 3: Implementirati jedan dodatan način komunikacije korisnika s korisničkom podrškom
Odgovornost project ili product managera jest osigurati da je strategija proizvoda ili usluge koje razvijaju potkrijepljena ispravno formiranim ciljevima, no u postavljanje ciljeva je također iznimno važno uključiti i ostatak tima, kako bi doprinijeli vlastitim idejama.
Organizacija zadataka
Za efikasnu organizaciju zadataka, najbitnije je poznavati vlastite kapacitete i kapacitete tima, pravovremeno komunicirati potencijalne prepreke i izbjegavati odgađanje zadataka. Poznavanjem kapaciteta sprječavamo pogreške pri procjeni vremena za svaki zadatak, pravovremenom komunikacijom osiguravamo da projekt bude završen unutar roka, a izbjegavanjem odgađanja zadataka osiguravamo da nam se količina posla ne gomila i da sve obaveze pravovremeno izvršavamo.
Kako bi uspješno definirali kapacitete članova tima i dodijelili im zadatke u skladu s opterećenjem kojeg mogu podnijeti u zadanoj jedinici vremena, potrebno je dobro upoznati vlastiti tim. Na početku se preporučuje dodijeliti zadatke po vlastitom nahođenju i svakodnevno pratiti napredak tima te prikupljati njihove povratne informacije. Na kraju unaprijed definiranog perioda (tjedan ili dva) potrebno je s članovima tima napraviti retrospektivu izvršenih i neizvršenih zadataka te potencijalnih razloga. S prikupljenim znanjem krećemo u novi ciklus planiranja i izvršavanja zadataka. Nakon nekoliko ponavljanja, dobit ćemo realističniju sliku dinamike i kapaciteta tima, što će nam pomoći pri planiranju. Možda najvažnija stvar koju ovdje treba imati na umu jest dobrobit i motivacija tima – želimo da naš tim bude uzbuđen zbog novih zadataka te da kontinuirano uči i iskorištava svoj maksimalni potencijal, no jednako tako ne želimo vlastiti tim dovesti do točke sagorijevanja i nezadovoljstva na poslu.
U organizaciji zadataka, od velike su pomoći alati i aplikacije koje su razvijene u te svrhe. Kroz moje iskustvo, sljedeći alati su se pokazali najkorisnijima:
- Kalendar – Google Calendar ili, za one koji imaju više kalendara koje žele integrirati u jedan, Fantastical
- Vođenje bilješki – Apple Notes, Simplenote, Notion
- Upravljanje projektima (za project managere i kompleksnije projekte) – Asana, Microsoft Project, Monday
- Upravljanje projektima (za product managere) – Jira, Notion
- E-mail klijent – Spark
- Komunikacija – Slack, Zoom
Koje su najvažnije organizacijske vještine koje bi svaki project ili product manager trebao svladati? Kojim se alatima i metodama služiš u postavljanju ciljeva? Tipkaj mi na hi@kajapavlinic.com. 🙂
